Fermeture de site : organiser la sortie de tout le matériel informatique

Commencer par une liste de zones

Avant de rechercher chaque numéro de série, faites le tour des emplacements : bureaux, salles de réunion, réserve, local technique et matériel éventuellement confié à des collaborateurs.

Pour chaque zone, notez les familles d’équipements et leur situation : à reprendre, à conserver, à restituer à un propriétaire ou à confirmer. Cette organisation évite qu’une demande de reprise mélange le matériel disponible et celui qui doit encore servir jusqu’au dernier jour.

Identifier ce qui appartient réellement à l’entreprise

Le matériel présent dans les locaux n’est pas nécessairement cessible. Certains équipements peuvent relever d’un leasing, d’une mise à disposition ou d’un contrat client.

Faites confirmer les droits et les autorisations par les interlocuteurs concernés avant de convenir d’une vente, d’un démontage ou d’une autre destination. Pour les équipements loués, notre guide sur la fin de leasing peut servir de préparation à l’échange avec le bailleur.

Construire le calendrier à partir de la date de fermeture

Donnez au prestataire la date à laquelle les locaux doivent être libérés, mais aussi les conditions qui la précèdent : arrêt des postes, installation du nouvel équipement, disponibilité des équipes et horaires d’accès.

Le planning doit laisser le temps de confirmer le périmètre, d’organiser la préparation, de convenir du transport et de traiter les écarts éventuels. Une première réponse commerciale n’équivaut pas à une date d’enlèvement réservée.

Exemple pédagogique : une équipe déménage le vendredi, mais les postes restent utilisés jusqu’au jeudi soir. Le projet ne se prépare pas comme un lot déjà débranché et palettisé. Cette contrainte doit apparaître dès la première demande pour étudier une organisation réalisable.

Décrire l’ensemble, y compris le matériel ancien

Présentez les machines récentes, les équipements non testés, les pannes connues et les accessoires. Pour les appareils hors informatique, précisez leur nature : leur prise en charge est étudiée au cas par cas.

Et si une bétonnière se cache dans le listing ? Indiquez-la aussi. Nous avons déjà revalorisé des équipements aussi différents que des machines à jus de fruits, des machines à laver et une bétonnière. Nous ne sommes pas une casse, mais notre réseau de partenaires peut aider à orienter les demandes atypiques. L’important est de décrire ce qui doit sortir, puis de convenir ensemble du périmètre.

Une reprise valorisable, une réparation, une récupération de pièces et une orientation vers une filière de recyclage correspondent à des situations différentes. GIWORKS réalise le tri et travaille avec un prestataire pour le recyclage. Le périmètre accepté et les conditions économiques sont précisés avant la sortie du matériel.

Prévoir ce qui restera à suivre après le départ

Le départ des équipements ne clôt pas nécessairement le dossier. GIWORKS remet systématiquement un rapport d’audit ; les grades sont documentés par des photos. Le certificat d’effacement par numéro de série, lorsqu’il est demandé, relève d’une prestation complémentaire payante.

Les rapports sont actuellement transmis sous forme de fichiers Excel. Le futur portail reprise gi.works est prévu pour simplifier le suivi des dossiers ; il n’est pas encore ouvert.

Désignez la personne qui recevra ces éléments après la fermeture du site. Conservez un contact actif et la référence du dossier pour que les échanges puissent continuer même si l’équipe locale a déménagé.

Faire étudier votre fermeture de site par GIWORKS

GIWORKS étudie la sortie de votre parc en France et dans les pays frontaliers, selon le matériel, la localisation et les accès. Un transporteur peut être privilégié lorsque les équipements sont déjà correctement palettisés. Nos équipes peuvent intervenir lorsque le conditionnement le nécessite, selon l’organisation convenue. L’audit technique est réalisé dans nos locaux.

Présentez votre échéance et le matériel à évacuer. Un descriptif simple permet de commencer ; réponse sous 48 h ouvrées.